Artikel Cara Menulis Email Yang Baik Dan Pengaruhnya Bagi Bisnis Anda

Seiring perkembangan zaman, banyak alternatif yang bisa digunakan sebagai alat komunikasi, salah satunya adalah email. Sayangnya, belum banyak yang memahami akan pentingnya etika dalam mengirimkan email. Padahal, cara berbahasa atau berkomunikasi bisa mempengaruhi penilaian orang lain atas karakter seseorang. Tak ubahnya seperti kita berbicara langsung, ada sopan santun yang perlu diterapkan agar komunikasi lebih maksimal dan berjalan dengan baik. Sama seperti menulis email, penulisan email yang baik dan benar akan menunjukkan profesionalitas Anda dalam berbisnis. Untuk itu, sebelum mengirim email, Anda harus tahu cara penulisan email yang baik dan benar.

1. Kenali Siapa Yang Akan Menerima Email

Sebelum mengirimkan email, Anda harus tahu dulu kepada siapa email tersebut akan dikirim. Tujuannya agar dapat memposisikan bahasa dengan benar dan pembukaan email yang tepat sasaran. Secara umum, ada dua kategori penerima email, yaitu penerima email yang sudah dikenal dan penerima email yang tidak dikenal.

Untuk mengirim email kepada penerima yang sudah dikenal, Anda bisa menyebutkan nama mereka dalam penulisannya. Sedangkan, untuk mengirimkan email kepada penerima yang tidak dikenal Anda cukup menyebutkan kata sapaan Bapak/Ibu saja dalam email ini.

2. Tuliskan Subjek Secara Ringkas Dan Spesifik

Setelah mengetahui kepada siapa Anda akan mengirimkan email, langkah berikutnya adalah menulis subjek email yang ringkas, jelas dan mewakili isi email tersebut. Gunakan kata-kata yang diorganisir dengan baik agar penerima langsung memahami apa inti dari isi email Anda. Pasalnya, subjek merupakan hal pertama yang akan dibaca oleh penerima ketika menerima email. Jika Anda mengisinya sembarangan, penerima akan berpikir bahwa email Anda bukanlah sebuah pesan yang penting sehingga mereka tak langsung membukanya.

Maka dari itu, tuliskan subjek dengan jelas mengenai tujuan Anda mengirim email. Contohnya, "Undangan Pertemuan Kerjasama Proyek Pembangunan Mall" atau "Meeting Laporan Bulanan Penjualan Produk ABC". Dengan subjek tersebut penerima akan mengerti bahwa itu adalah email penting yang tidak boleh diabaikan.

3. Tulis Salam Pembuka Dengan Sopan

Sama seperti menuliskan surat pada umumnya, gunakan salam pembuka yang benar dan sopan dalam penulisan email. Hal ini penting dilakukan demi menunjukkan etika kepada penerima. Hindari menggunakan kata "Hai", "Kak/Sis" atau "Hey" baik dalam email formal maupun non-formal.

Salam pembuka yang tepat untuk email bahasa Indonesia, Anda bisa menggunakan kata-kata berikut:

Untuk penulisan email formal sebaiknya gunakan kata "Yang Terhormat, (nama penerima)". Namun, jika ingin terlihat lebih casual Anda bisa menggunakan kata "Hallo, (nama penerima)". Perlu diingat, tulis nama penerima dengan nama lengkapnya, jangan sesekali menyingkat nama seseorang kecuali sudah mendapat izin dari yang bersangkutan.

4. Jelaskan Maksud Dan Tujuan Dalam Badan Email

Email yang baik selalu memiliki tujuan yang jelas. Maka dari itu, jelaskan dengan rinci mengenai tujuan Anda mengirim email. Misalnya, jika Anda ingin membuat email tentang pertemuan kerjasama, tuliskan nama, tujuan, tempat pertemuan, tanggal, waktu, dan hal-hal penting lainnya yang ingin Anda sampaikan dalam email tersebut. Jangan membuat email yang terlalu panjang dan bertele-tele karena akan membuat penerima malas membacanya. Tuliskan pesan secara ringkas, jelas, dan mudah dipahami.

5. Cantumkan Tanda Tangan Elektronik Di Akhir Email

Tanda tangan elektronik di sini tidak sama seperti tanda tangan dalam dokumen berbentuk kertas pada umumnya. Signature dalam email berisikan keterangan pribadi seperti nama perusahaan, alamat kantor, email, atau nomor telepon. Anda bisa mengatur agar signature muncul secara otomatis setiap kali mengirim email pada pengaturan surat elektronik.

Hal ini penting agar penerima tahu harus menghubungi kemana untuk merespon email Anda.

6. Koreksi Pesan Sebelum Mengirim

Sebelum menekan tombol 'kirim', cek kembali isi email Anda, perhatikan setiap kata yang telah ditulis dari awal sampai akhir. Jangan sampai ada kesalahan penulisan, baik secara ejaan maupun tata bahasa. Periksa juga alamat penerima dengan benar, agar pesan Anda sampai ke tujuan dan tidak salah alamat.

Nah, itulah cara menulis email yang baik yang bisa Anda terapkan. Penulisan email yang baik dan beretika akan memberi pengaruh besar pada suatu bisnis seperti:

Jadi, mulailah etika dalam menulis email agar komunikasi dapat terjalin dengan baik dan bisnis Anda berjalan lancar.

Semoga informasi ini bermanfaat.

Baca juga berbagai Kumpulan Artikel Tips dan Trik lainnya dari Warung Freelancer. kami juga menyediakan Jasa Penulisan Artikel bagi kamu yang yang ingin membuat artikel untuk website atau blogmu, hanya 100.000 / Artikel.