Seiring perkembangan zaman, banyak alternatif yang bisa digunakan sebagai alat komunikasi, salah satunya adalah email. Sayangnya, belum banyak yang memahami akan pentingnya etika dalam mengirimkan email. Padahal, cara berbahasa atau berkomunikasi bisa mempengaruhi penilaian orang lain atas karakter seseorang. Tak ubahnya seperti kita berbicara langsung, ada sopan santun yang perlu diterapkan agar komunikasi lebih maksimal dan berjalan dengan baik. Sama seperti menulis email, penulisan email yang baik dan benar akan menunjukkan profesionalitas anda dalam berbisnis. Untuk itu, sebelum mengirim email, Anda harus tahu cara penulisan email yang baik dan benar.
1. Kenali Siapa Yang Akan Menerima Email
Sebelum mengirimkan email, Anda harus tahu dulu kepada siapa email tersebut akan dikirim. Tujuannya agar dapat memposisikan bahasa dengan benar dan pembukaan email yang tepat sasaran. Secara umum, ada dua kategori penerima email, yaitu : penerima email yang sudah dikenal dan penerima email yang tidak dikenal.
Untuk mengirim email kepada penerima yang sudah dikenal, anda bisa menyebutkan nama mereka dalam penulisannya. Sedangkan, untuk mengirimkan email kepada penerima yang tidak dikenal Anda cukup menyebutkan kata sapaan Bapak/Ibu saja dalam email ini.
2. Tuliskan Subjek Secara Ringkas Dan Spesifik
Setelah mengetahui kepada siapa Anda akan mengirimkan email, langkah berikutnya adalah menulis subjek email yang ringkas, jelas dan mewakili isi email tersebut. Gunakan kata-kata yang diorganisir dengan baik agar penerima langsung memahami apa inti dari isi email Anda. Pasalnya, Subjek merupakan hal pertama yang akan dibaca oleh penerima ketika menerima email. Jika Anda mengisinya sembarangan, penerima akan berpikir bahwa email Anda bukanlah sebuah pesan yang penting sehingga mereka tak langsung membukanya.
Maka dari itu, tuliskan subjek dengan jelas mengenai tujuan Anda mengirim email. Contohnya, "Undangan Pertemuan Kerjasama Proyek Pembangunan Mall" atau "Meeting Laporan Bulanan Penjualan Produk ABC". Nah, dengan subjek tersebut penerima akan mengerti bahwa itu adalah email penting yang tidak boleh diabaikan.
3. Tulis Salam Pembuka Dengan Sopan
Sama seperti menuliskan surat pada umumnya, gunakan salam pembuka yang benar dan sopan dalam penulisan email. Hal ini penting dilakukan demi menunjukkan etika kepada penerima. Hindari menggunakan kata "Hai", Kak/Sis atau "Hey" baik dalam email formal maupun non-formal.
Salam pembuka yang tepat untuk email bahasa indonesia, Anda bisa menggunakan kata-kata berikut :
- Kepada Yth (Yang Terhormat)
- Yang kami hormati
- Selamat pagi/siang
- Hallo
Untuk penulisan email formal sebaiknya gunakan kata "Yang terhormat, (nama penerima)".
Namun, jika ingin terlihat lebih casual Anda bisa menggunakan kata "Hallo, (nama penerima)"
Perlu diingat! tulis nama penerima dengan nama lengkapnya, jangan sesekali menyingkat nama seseorang kecuali sudah mendapat izin dari yang bersangkutan
4. Jelaskan Maksud Dan Tujuan Dalam Badan Email
Email yang baik selalu memiliki tujuan yang Jelas. Maka dari itu, jelaskan dengan rinci mengenai tujuan Anda mengirim email. Misalnya, Anda ingin membuat Email tentang pertemuan kerjasama, maka tuliskan nama, tujuan, tempat pertemuan, tanggal, waktu dan hal-hal penting lainnya yang ingin Anda sampaikan dalam email tersebut. Jangan membuat email yang terlalu panjang dan bertele-tele karena akan membuat penerima menjadi malas membacanya. Tuliskan pesan secara ringkas, jelas dan mudah dipahami.
5. Cantumkan Tanda Tangan Elektronik Di Akhir Email
Tanda tangan elektronik disini tidak sama seperti tanda tangan dalam dokumen berbentuk kertas pada umumnya. Melainkan, signature yang akan muncul di akhir email ketika mengirim surat. Signature sendiri berisikan keterangan pribadi seperti nama perusahaan, alamat kantor, email atau nomor telepon. Anda bisa mengatur agar signature muncul secara otomatis setiap kali mengirim email pada pengaturan surat elektronik.
Hal ini penting agar penerima tahu harus menghubungi kemana untuk merespon email Anda
1. Koreksi Pesan Sebelum Mengirim
2. Sebelum menekan tombol 'kirim' cek kembali isi email Anda, perhatikan setiap kata yang telah ditulis dari awal sampai akhir. Jangan sampai ada kesalahan penulisan, baik secara ejaan maupun tata bahasa.
3. Periksa juga alamat penerima dengan benar, agar pesan Anda sampai ke tujuan dan tidak salah alamat.
Nah, itulah cara menulis email yang baik yang bisa Anda terapkan. Perlu Anda ketahui, penulisan email yang baik dan beretika, akan memberi pengaruh besar pada suatu bisnis seperti:
- Menunjukkan kesan profesional
- Memungkinkan Untuk Menjalin Kerjasama yang baik
- Mampu menarik calon pelanggan
- Meningkatkan Traffic ke web
Jadi, mulailah etika dalam menulis email agar komunikasi dapat terjalin dengan baik dan bisnis Anda berjalan lancar.
Semoga informasi ini bermanfaat.